Cadena de custodia de muestras de laboratorio: qué es y cómo se documenta

¿Para qué sirve la cadena de custodia de muestras en un laboratorio?

La cadena de custodia de muestras sirve para que el laboratorio pueda demostrar que el resultado que firma es el de la muestra que se tomó en campo, y que esa muestra llegó en las condiciones que pide el método. Sin ese registro, el resultado puede ser correcto, pero nadie puede probar de dónde salió.

Las dos normas peruanas que la definen lo dicen con palabras distintas:

• La Autoridad Nacional del Agua (ANA), en su Protocolo Nacional para el Monitoreo de la Calidad de los Recursos Hídricos Superficiales (R.J. N.° 010-2016-ANA), la llama un «documento fundamental en el monitoreo de la calidad del agua» que permite garantizar «las condiciones de identidad, registro, seguimiento y control» de los resultados del laboratorio.
• El Ministerio del Ambiente (MINAM), en su Guía para el Muestreo de Suelos (R.M. N.° 085-2014-MINAM), la define como el «procedimiento documentado de la obtención de muestras, su transporte, conservación y entrega de éstas al laboratorio», hecho por el personal responsable.

Las dos coinciden en lo importante: la cadena de custodia no es solo un papel que acompaña al cooler, sino el registro de cada vez que la muestra cambia de manos. El protocolo de la ANA, además, ubica el análisis de las muestras en un laboratorio acreditado por INACAL.

El término también se usa en el ámbito penal y forense, para las evidencias de una investigación. Es otro uso, con otras reglas: aquí hablamos de muestras de agua y suelo que un laboratorio ambiental o de ensayo analiza.

Cómo viaja una muestra en la cadena de custodia del laboratorio ambiental

En la cadena de custodia del laboratorio ambiental, la muestra pasa por cinco momentos, y en cada uno queda algo escrito: la etiqueta, el formato, el cooler sellado, la firma de recepción y la copia que vuelve con los resultados. Así lo describen el protocolo de agua de la ANA y la guía de suelos del MINAM:

El recorrido de una muestra de agua o suelo hasta el informe

1. 1RotuladoPunto, fecha y hora, responsable y análisis. En agua, la etiqueta va antes de la toma.
2. 2Toma y formatoSe preserva la muestra y se anota en la cadena de custodia qué se tomó y cómo.
3. 3Cooler selladoFrascos en vertical, enfriamiento de 5 ± 3 °C y el formato dentro, en un sobre plastificado.
4. 4RecepciónQuien entrega y quien recibe firman con fecha y hora; se anota cómo llegaron las muestras.
5. 5InformeEn suelos, el laboratorio incluye una copia de la cadena de custodia con los resultados.

Lo que pide cada documento en esos pasos:

1. Rotulado. La ANA pide etiquetas autoadhesivas con el nombre del solicitante, el código del punto, el tipo de cuerpo de agua, la fecha y hora, el responsable de la toma, el tipo de análisis y la preservación. Recomienda cubrirlas con cinta transparente y rotular antes de tomar la muestra. En suelos, la guía del MINAM pide etiquetar inmediatamente después de la toma, con tinta indeleble.
2. Preservación. Apenas se toma la muestra de agua, se le agrega el preservante que corresponde a cada parámetro, según el anexo VII del protocolo, y se cierra herméticamente.
3. Transporte. Los frascos van en cajas térmicas, en vertical, protegidos del sol y, si son de vidrio, embalados para que no se rompan. La ANA pide sellar el cooler para asegurar la integridad de las muestras y llevarlas de inmediato al laboratorio, dentro del tiempo máximo de cada parámetro.
4. Recepción. El formato del anexo III de la ANA tiene un bloque de «Entregado» y otro de «Recibido», con nombre, firma, institución, fecha y hora, y una línea para la condición y la temperatura de llegada de las muestras.
5. Informe. La guía del MINAM pide que el laboratorio incluya una copia de la cadena de custodia con los resultados, firmada por todos los que participaron en el muestreo y por quien recibió las muestras.

Este recorrido se parece al de un laboratorio clínico, donde el tubo del paciente también pasa por etiqueta, recepción y validación; lo explicamos en qué es un sistema LIS y para qué sirve.

Qué datos lleva el formato de cadena de custodia para muestras de agua

El formato de cadena de custodia para muestras de agua tiene que identificar la muestra, a quien la tomó y lo que se le pidió al laboratorio. El protocolo de la ANA fija el mínimo en su numeral 6.16 y trae un modelo en su anexo III:

• Quién hace el monitoreoNombre de la institución que realiza el monitoreo.
• Responsable de la tomaNombre, correo y teléfono de quien toma las muestras.
• Proyecto o monitoreoEl nombre del proyecto o del monitoreo al que pertenece.
• Código y tipo de aguaEl código de la muestra y su clasificación: río, laguna, mar u otra.
• Fecha y horaEl momento exacto del muestreo.
• Envases por puntoCuántos envases y de qué tipo se llenaron en cada punto de muestreo.
• PreservaciónSi la muestra se preservó y con qué reactivo.
• ParámetrosLa lista de análisis que se piden para cada punto.
• Firma del responsableLa firma de la persona responsable del monitoreo.
• Observaciones de campoClima, anomalías del agua o condiciones fuera de lo común en el lugar.

El modelo del anexo III suma tres cosas que conviene tener en cuenta:

• Un código número de custodia para el formato, además del código de campo de cada muestra.
• Un campo exclusivo para el laboratorio, donde se anota su propio código de la muestra al recibirla.
• El nivel de urgencia (regular o alta) y los tipos de muestra con su abreviatura: agua superficial, agua de mar, agua residual, sedimentos, lodos, suelos y los blancos de control.

El formato se llena en campo, antes de que las muestras salgan hacia el laboratorio. La ANA pide que todos los registros de campo, incluida la cadena de custodia, estén «debidamente llenadas con letra clara y legible», y que las muestras entren al laboratorio acompañadas del formato, dentro del cooler y en un sobre plastificado para que no se deteriore.

Cadena de custodia para muestras de suelo: lo que agrega el MINAM

La cadena de custodia para muestras de suelo sigue la misma lógica, pero la guía del MINAM agrega dos exigencias: el formato lo proporciona el laboratorio acreditado y viaja en original y dos copias. Según su numeral 3.4, la documentación debe contener al menos:

• El número de la hoja de custodia que entrega el laboratorio acreditado.
• La empresa y el responsable del muestreo.
• La ubicación del sitio, con coordenadas UTM.
• La fecha y hora del muestreo y las claves de las muestras.
• El laboratorio que recibe, los análisis requeridos y el número de envases.
• Las observaciones y la identificación de quienes entregan y reciben en cada etapa del transporte, con fecha y hora.

Para conservar las muestras de suelo, la guía fija el tipo de recipiente, la temperatura y el tiempo máximo según lo que se va a analizar. Por ejemplo, para hidrocarburos y mercurio indica frasco de vidrio, 4 °C y 14 días; para metales pesados y metaloides, bolsas de polietileno y sin restricciones.

Esta tabla resume lo que pide cada documento:

¿Qué pasa si se rompe la cadena de custodia de las muestras en el laboratorio?

Si se rompe la cadena de custodia, el laboratorio pierde la forma de demostrar que la muestra que analizó es la que se tomó y que llegó en buenas condiciones. La guía de suelos del MINAM es explícita en un caso: no se deben analizar las muestras cuyos sellos hayan sido violados.

El protocolo de la ANA va por el lado del control de calidad del muestreo: sus controles deben servir para detectar errores y desestimar los datos no válidos o erróneos. Entre las fuentes de error que pide controlar están:

• La contaminación de las muestras.
• Un volumen insuficiente o la pérdida del analito.
• La inestabilidad de la muestra o una mala preservación.
• Recipientes inadecuados.
• Exceder el tiempo máximo de almacenamiento del parámetro.

Para detectar la contaminación en el camino, el protocolo usa blancos: el de campo, el de equipos, el de frascos y el blanco de viaje, que evalúa la contaminación durante el transporte. Por eso el blanco de viaje, el de campo y el de equipo también figuran como tipo de muestra en el formato de cadena de custodia del anexo III.

Cadena de custodia en el laboratorio: en papel o en un sistema

La cadena de custodia en el laboratorio puede llevarse en papel o en un sistema, pero el protocolo que aplicas sigue mandando: si pide un formato firmado que viaje con las muestras, ese formato tiene que existir. Lo que cambia con un sistema es lo que pasa cuando las muestras llegan.

En papel, el formato llega en el cooler, se firma la recepción y se archiva. Si después un cliente pregunta por una muestra, alguien tiene que buscar la hoja en una carpeta y cruzarla a mano con el cuaderno de resultados y con el informe.

En un sistema como un LIMS de laboratorio, los datos del formato se registran una vez al recibir las muestras y quedan unidos al resto del trabajo:

• Cada entrega de la muestra queda registrada con responsable, fecha y hora.
• El registro de actividad muestra quién cargó o modificó cada resultado, y cuándo.
• Roles y permisos: cada usuario accede solo a lo que necesita.
• Los informes de ensayo salen del sistema, siempre con el mismo formato y los mismos datos.
• Copias de seguridad automáticas y datos exportables, para que los registros no queden atrapados en un programa.

Cuando la cadena de custodia es parte de un sistema ERP, la misma muestra está conectada con la cotización del cliente, el control de plazos y la facturación. Si tu laboratorio analiza agua, suelos o emisiones, mira cómo funciona un software para laboratorio ambiental con registro de muestras, cadena de custodia e informes de ensayo.