Qué es un LIMS y en qué se diferencia de un sistema LIS

¿Para qué sirve un LIMS en un laboratorio de ensayo?

Un LIMS sirve para que cada muestra que entra al laboratorio tenga un solo registro, desde que el cliente la entrega o se toma en campo hasta que sale el informe de ensayo, sin copiar datos entre la hoja de campo, el cuaderno de resultados y el Word del informe.

Un laboratorio de ensayo trabaja para clientes: una empresa que monitorea sus efluentes, una planta de alimentos que controla su producción, una municipalidad que analiza el agua. Cada pedido trae varias muestras, cada muestra varios parámetros y cada parámetro su método. Llevar eso en Excel funciona con pocas muestras; con más, se pierden plazos y los informes salen con datos copiados a mano.

Con un LIMS:

• La muestra se registra una vez, con su código, su cliente, su matriz y su punto de muestreo.
• Queda la cadena de custodia: quién tomó, transportó y recibió la muestra, con fecha y hora.
• Cada analista carga sus resultados por método y parámetro, con sus unidades y límites.
• El informe de ensayo sale del sistema, siempre con el mismo formato y los mismos datos.
• Sabes en qué estado está cada muestra y cuáles están por vencer su plazo de entrega.

Diferencia entre LIS y LIMS, punto por punto

La diferencia entre LIS y LIMS está en a quién sirven: el LIS gira en torno al paciente de un laboratorio clínico y el LIMS gira en torno a la muestra y al cliente de un laboratorio de ensayo. Por eso registran datos distintos y entregan documentos distintos:

Si tu laboratorio es clínico, te conviene leer qué es un sistema LIS y para qué sirve, donde explicamos el recorrido de la muestra del paciente y la conexión con los analizadores.

Qué hace un sistema LIMS de laboratorio con cada muestra

Un sistema LIMS de laboratorio une la muestra con todo lo que le pasa: de dónde vino, quién la tuvo, con qué método se analizó y en qué informe terminó. Si un cliente pregunta por un resultado, la respuesta está en un solo registro:

En la práctica, el trabajo pasa por cinco momentos:

1. Pedido y cotización: el cliente pide los ensayos y el laboratorio define matrices, parámetros y plazo.
2. Muestreo o recepción: la muestra llega con su código y su cadena de custodia empieza a correr.
3. Ensayo: cada analista registra el resultado del parámetro que le toca, con el método y el equipo usados.
4. Revisión: el responsable revisa los resultados antes de que salgan del laboratorio.
5. Informe de ensayo: se genera desde el sistema y se entrega al cliente.

¿Qué es el LIMS en un laboratorio clínico?

En un laboratorio clínico, el sistema que gestiona las muestras se llama, por lo general, LIS. Cuando alguien busca «LIMS» para un laboratorio clínico, casi siempre necesita un LIS: un sistema que registre al paciente, imprima la etiqueta de cada tubo, reciba los resultados del analizador y entregue el informe.

La confusión es natural: los dos son sistemas de información de laboratorio y comparten piezas, como el código de barras, la validación de resultados y el registro de quién hizo cada paso. Lo que cambia es el centro del sistema:

• En el laboratorio clínico importan los datos del paciente, los valores de referencia por sexo y edad, el resultado anterior para comparar y la entrega al paciente o a su médico.
• En el laboratorio de ensayo importan el cliente, la matriz, la cadena de custodia de las muestras, el método de cada parámetro y el plazo comprometido.

Hay laboratorios que hacen las dos cosas, por ejemplo uno clínico que además analiza agua para empresas. En ese caso conviene un solo sistema con los dos flujos, para no repetir clientes, facturación ni inventario en dos programas.

Qué debe tener un software LIMS para tu laboratorio

Un software LIMS tiene que cubrir el trabajo técnico de la muestra y también la parte administrativa del laboratorio. Revisa que tenga:

• Registro de muestrasCada muestra con su código, matriz, punto de muestreo y cliente.
• Cadena de custodia digitalQuién tomó, transportó y recibió cada muestra, con fecha y hora.
• Métodos y parámetrosConfigurados por el laboratorio, con sus unidades y límites.
• Control de plazosEl estado de cada muestra y una alerta antes de que venza la entrega.
• Informes de ensayoGenerados desde el sistema, con el formato de tu laboratorio.
• Registro de actividadQuién cargó o modificó cada resultado, y cuándo.
• Roles y permisosCada usuario accede solo a lo que necesita para su trabajo.
• Cotizaciones y facturaciónDel pedido del cliente a la factura electrónica SUNAT.

Suma dos puntos que suelen olvidarse: copias de seguridad automáticas, con la frecuencia y el lugar donde se guardan por escrito, y datos exportables, para que la información de tus clientes no quede atrapada en un programa. Cuando el LIMS es parte de un sistema ERP, las muestras, las cotizaciones, el inventario y la facturación comparten los mismos datos.

LIMS e ISO/IEC 17025: qué relación tienen

Un LIMS no acredita a un laboratorio: la acreditación la otorga INACAL, con la norma que explicamos en qué es la ISO 17025 y para qué sirve. Lo que hace el sistema es ordenar la información de cada muestra con la que el laboratorio sostiene sus resultados.

Lo que dice INACAL:

• INACAL acredita a los laboratorios de ensayo y a los de calibración con la NTP-ISO/IEC 17025, y a los laboratorios clínicos con la NTP-ISO 15189.
• La acreditación de un laboratorio de ensayo consiste en evaluar su competencia técnica para ejecutar pruebas y emitir resultados confiables.
• Quien postula debe haber implementado antes la NTP-ISO/IEC 17025, «Requisitos generales para la competencia de laboratorios de ensayo y calibración».

Por eso el orden correcto es primero el sistema de gestión del laboratorio y después el software que lo acompaña. Un sistema LIMS de laboratorio ayuda cuando ese trabajo ya está definido: deja en un solo lugar el registro de cada muestra, quién cargó cada resultado y con qué método, y el informe que se entregó. Si tu laboratorio analiza agua, suelos o emisiones, mira cómo trabaja un software para laboratorio ambiental con cadena de custodia e informes de ensayo.